Het belang van een downtime respons strategie

Geen enkel bedrijf houdt van downtime, maar sommige bedrijven hebben er veel minder tolerantie voor dan andere. Hoe minder downtime tolerantie er bestaat, hoe belangrijker een downtime respons strategie is.

Downtime tolerantie niveau bepalen

Het tolerantieniveau bepalen heeft natuurlijk alles te maken met het in kaart brengen van de kosten van downtime. Hoewel de kosten per branche zullen variëren, lopen de kosten van een enkel uur downtime met name voor grote bedrijven, maar zelfs voor een groot deel van het mkb, al snel op naar 100.000 euro aan o.a. verloren omzet en productiviteit van de medewerkers. Om de daadwerkelijke kosten te berekenen kan je beginnen met de personeelskosten te vermenigvuldigen met het aantal medewerkers dat getroffen wordt door downtime. Daarbij kun je berekenen hoeveel omzet het bedrijf elke dag maakt en hoeveel daarvan in gevaar komt als gevolg van downtime. Ook de kosten die gemaakt moeten worden om weer terug te keren naar volledige productiviteit moeten worden meegenomen. Deze kosten zullen echter sterk afhankelijk zijn van de soort storing die de downtime heeft veroorzaakt. Niet te vergeten zijn natuurlijk de kosten van beschadigde of verloren data. Die kosten hangen nauw samen met de kosten van de gevolgen van de beschadiging of het verlies van de data, wat een hele berekening op zich is. Ook de kosten van reputatie beschadiging kan lastig te bepalen zijn. Hierbij kun je je o.a. afvragen in welke mate je verwacht dat de loyaliteit van de klant wordt aangetast als gevolg van een x aantal uren downtime.

Hoewel het in kaart brengen van de kosten van downtime niet makkelijk is en ook niet exact bepaald kan worden aangezien er inschattingen gemaakt dienen te worden, is dit proces wel enorm leerzaam voor het bedrijf en daarom zeker de moeite waard. Niet alleen helpt het bij het voorbereiden op een mogelijke downtime, het is ook een mooie gelegenheid om bijvoorbeeld de KPI’s en de doelgroep weer eens onder de loep te nemen.

Downtime respons strategie opstellen

Je hebt vast wel eens meegedaan met een brandoefening. Door de oefening raak je bekend met het brandalarm en leer je via welke weg je het pand moet verlaten. Er hangen ook vaak calamiteiten instructies door een pand, zodat men in nood daarop kan zien wat te doen. Iets soortgelijks kun je ook overwegen als het aankomt op downtime. Downtime is voor veel organisaties rampzalig. Met een goede downtime respons strategie kan je wat orde in de chaos creëren, zodat de schade beperkt kan blijven.

Om een sterk en realistisch plan te bouwen kun je de volgende stappen in aanmerking nemen: Ten eerste, begrijp en documenteer de potentiële oorzaken van downtime inclusief de technische redenen; ten tweede, definieer welke systemen en processen moeten blijven werken om verliezen te beperken en productiviteit, reputatie en levens te beschermen; en ten derde, ontwikkel en repeteer een plan.

Downtime kan voortkomen uit verschillende bronnen, van stroomuitval tot component falen, natuurrampen, installatie ontwerpfouten, menselijke fouten, en cybersecurity aanvallen. Hou er rekening mee dat rampzalige gebeurtenissen soms teweeg worden gebracht door een relatief klein incident. Bedenk wat er gebeurt als de initiële gebeurtenis plaatsvindt. Er kan bijkomende schade ontstaan als een incident uit de hand loopt en een bredere impact heeft op zaken als reputatie, aansprakelijkheid en klanttevredenheid. Zodra de bedreigingen volledig geïdentificeerd en gedocumenteerd zijn kun je je richten op strategieën die de risico’s erop verkleinen.

In het geval van downtime willen we natuurlijk zo snel mogelijk weer up and running zijn, maar het is belangrijk dat processen met een lage prioriteit apparatuur als Uninterrupted Power Supplies niet belasten doordat deze weer online worden gebracht. Er dient een duidelijke routine te komen voor het herstellen van de normale bedrijfsvoering, nadat de mission-critical processen veilig zijn gesteld.

Bedenk je bij het opstellen van de respons strategie ook hoe mensen zich gedragen in het geval van downtime. Hoewel veel nood procedures op machine niveau geautomatiseerd kunnen worden, zullen er mensen betrokken zijn bij je downtime respons strategie. Mensen kunnen onder druk ineens heel ander gedrag vertonen dan we normaal van ze gewend zijn. Wat iemand als druk ervaart wisselt ook. Iemand kan bijvoorbeeld prima functioneren bij een cybersecurity aanval, maar een totale black-out krijgen als het aankomt op een natuurramp. In een noodgeval komt het vaak aan op automatisme. Om de kwaliteiten van je personeel te kunnen blijven benutten onder druk is training en repetitie dan ook een essentieel onderdeel van de respons strategie.

Is het opstellen van een downtime respons strategie een hoop gedoe? Dat denk ik wel. Is het de moeite waard? Dat denk ik wel. Immers; By failing to prepare, you are preparing to fail.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s